POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

1. OBJETIVO

COLOR SIETE S.A.S. mediante el presente documento establece los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales de todos los clientes, empleados, proveedores, visitantes y demás terceros de quienes ha obtenido legalmente información y datos personales en el desarrollo de su objeto social y conforme a los lineamientos establecidos en el marco legal vigente aplicable en Colombia.

 

 2. GLOSARIO

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Habeas data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme a lo dispuesto en la ley y normatividad aplicable.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

3. ALCANCE

Esta política aplica para el adecuado tratamiento de la información personal de clientes, empleados, proveedores, visitantes y demás terceros registrada en las bases de datos de COLOR SIETE S.A.S. desde su recolección hasta el uso para la finalidad descrita y/o supresión.

 

4. OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para COLOR SIETE S.A.S.

 

5. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable de esta Política de tratamiento de datos personales es COLOR SIETE S.A.S identificada con el NIT 810001350-6, cuyos datos de contacto son:

  • Domicilio principal: Calle 3 #10-62en la ciudad de Villamaría, Caldas, Colombia.
  • Correo electrónico: servicioalcliente@colorsiete.com
  • Página web: colorsiete.com
  • Línea de atención WhatsApp: (+57) 323 379 8420

 

 6. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento que realizará COLOR SIETE S.A.S. con la información personal que recolecte será de almacenamiento, uso y circulación para las siguientes finalidades:

Clientes:

Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual COLOR SIETE S.A.S tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo, manejo comercial del cliente, ofrecimiento de los productos, informar a los clientes acerca de las innovaciones efectuadas en sus productos, conocer sus gustos y preferencias, fidelización de clientes a través de programas que incluyen beneficios en sus compras, descuentos, felicitaciones, regalos en fechas especiales, invitaciones y participación en eventos y alianzas, encuestas, envío de correspondencia física y electrónica con noticias y catálogos entre otros, realización de estudios de prospección comercial, estadísticos y comportamentales que permitan entender mejor las necesidades de los clientes y usuarios. Gestionar el recaudo de la cartera y facturación electrónica a favor de COLOR SIETE S.A.S., envío de productos a la dirección indicada, gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio e información relacionada con la empresa, transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales COLOR SIETE S.A.S. haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual, suministrar la información a terceros con los cuales COLOR SIETE S.A.S. tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

Empleados y candidatos en procesos de selección:

Proceso de selección de personal: soportes de la hoja de vida, registro de quiénes se presentaron y quiénes fueron descartados de procesos de selección, citación y aplicación de pruebas y entrevistas, evaluación, archivo resultados de pruebas, registro que contenga los siguientes datos: nombre y apellido, lugar de residencia, cédula, teléfono, exámenes médicos y la determinación del consumo de sustancias psicoactivas, entre otros.

Empleados: actividades de bienestar que presten beneficios a sus empleados y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente, padres), control de horarios, pagos de nómina, obligaciones seguridad social, gestión/control prevención de riesgos laborales, datos personales requeridos por entidades jurídicas, restricciones laborales, evaluaciones de desempeño y habilidades, certificaciones laborales, información a entidades bancarias y que presten beneficios a los empleados, contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para envío de información relacionada con la empresa.

Terceros:

Manejo comercial de proveedores personas naturales, envío de ordenes de compra, envío de comprobantes de pago y facturas, citaciones, gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos) y toda aquella información inherente a la relación cliente proveedor persona natural, contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para envío de información relacionada con la empresa.

Visitantes:

Utilizar información de contacto útil para el desarrollo del objeto social de la empresa, realizar control de ingreso y salida a las instalaciones en cada dependencia, tener datos disponibles acerca de su EPS y ARP por si se llegare a generar algún imprevisto de salud dentro de las instalaciones de la empresa, suministrar información sobre las personas que ingresan cuando se ha presentado un hecho que es materia de investigación para las autoridades, contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para envío de información relacionada con la empresa.

Video vigilancia:

Monitoreo y control para la vigilancia de entrada, salida y tráfico de personas dentro de la compañía, así como para el control de ingreso y salida de vehículos de los parqueaderos y/o perímetro alrededor de la compañía; monitoreo de incidentes, medida de disuasión de conductas irregulares de terceros encaminadas a la seguridad personal y empresarial, así como el monitoreo y control de la prestación de los servicios institucionales.

La información recolectada, podrá ser utilizada como prueba en el momento en que sea requerida por cualquier autoridad judicial o administrativa. 

 

7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES 

Los datos sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades:

Información de menores de edad y demás datos sensibles (raza, sexo, afiliación politica, religión) sobre los beneficiarios de empleados son datos solicitados para el diligenciamiento de la matriz sociodemográfica de la empresa y actividades de bienestar corporativa.

Historias clínicas utilizadas como soporte de incapacidades, licencias, ausencias, restricciones laborales, procesos de calificación de empleados y ante entidades legales, de salud y competentes.

Datos biométricos para el registro y acceso a diferentes áreas de la empresa asi como la legalización del contrato laboral.

 

8. DERECHOS DE LOS TITULARES

Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

  • Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
  • Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
  • Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.
 

9. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área de SERVICIO AL CLIENTE DE COLOR SIETE S.A.S. es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos sobre la recolección y tratamiento de sus datos personales por medio de las siguientes instancias o medios:

  • Enviar una solicitud al correo electrónico servicioalcliente@colorsiete.com
  • A través del servicio de Contáctanos en nuestra página web www.colorsiete.com
  • Escribir a la Línea de atención WhatsApp: (+57) 323 379 8420
  • A través de carta dirigida al Área de Servicio al Cliente en la Calle 3 #10-62 Villamaria - Caldas

 

10. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA 

En cumplimiento de las normas  sobre protección de datos personales, COLOR SIETE S.A.S presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de la solicitud se requiere suministrar la siguiente información:

  • Nombre completo y apellidos
  • Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
  • Medios para recibir respuesta a su solicitud,
  • Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
  • Firma y número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término,COLOR SIETE S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

11. VIGENCIA:

 Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.